Sistem za upravljanje dokumentima sastoji se od više komponenti koje zajedno s PIS Infosys – om čine jedinstvenu cjelinu. Web rješenje otvorenog koda (OpenDocMan) omogućava rad sa dokumentima putem web aplikacije, Modul PIS - a Upravljanje dokumentima omogućava rad s dokumentima kroz desktop aplikaciju te dodatne funkcionalnosti povezivanja podataka iz PIS – a sa sistemom za upravljanje dokumentima.
Kao i svaki drugi sistem za upravljanje dokumentima i ovaj je baziran na konceptu centralnog skladištenja dokumenata, ograničavanju pristupa dokumentima (prava pristupa) te praćenju promjena na dokumentu.
Rad sa datotekama :
- Podrška za spremanje svih tipova datoteka
- Upload dokumenata kroz web pretraživač
- Upload dokumenata kroz Windows PC aplikaciju
- Pohranjivanje dodatnih informacija o datotekama (meta data)
- Dodjeljivanje odjela i kategorije za svaku datoteku
- Praćenje verzija dokumenata, pristup starim verzijama dokumenata
- Istorija izmjena
- Datoteke su fizički spremljene na jednom mjestu, serveru sistema za upravljanje dokumentima
- Mogućnost kreiranja dodatnih polja za opis osobina dokumenta u skladu s Vašim potrebama
- Mogućnost povezivanja polja za opis osobina dokumenata sa podacima iz PIS – a (kroz modul Upravljanja dokumentima)
- Slanje e-mail obavijesti odabranim korisnicima prilikom unosa dokumenata u sistem
- Integracija sa modulom Radnih naloga, dokumenti koji se u prilikom unosa u sistem povežu sa radnim nalogom dostupni su u formi radnog naloga (linkovi prema dokumentima)
- Mogućnost dodatnih integracija drugih modula PIS – a za rad sa sistemom za upravljanje dokumentima po zahtjevima korisnika
Pretraga dokumenata :
- Pretraga dokumenata kroz web aplikaciju po autoru, kategoriji ili odjelu
- Pretraga dokumenata kroz web aplikaciju po korisnički definiranim poljima (meta data), nazivu datoteke, komentaru i sl.
- Pretraga dokumenata kroz PC modul Upravljanja dokumentima po nazivu dokumenta, autoru, odjelu, kategoriji, statusu, opisu, komentaru, korisnički definiranim poljima (meta data).
- Mogućnost dodatnog filtriranja i grupiranja dokumenata po svim elementima u modulu Upravljanja dokumentima, izmjena podataka o dokumentima direktno u gridu (u zavisnosti od dodijeljenih prava nad dokumentom)
- Mogućnost kreiranja i pohranjivanja neograničenog broja postavki grida (pregleda) dokumenata uključujući grupiranja i filtriranja po svim elementima (kolonama), odabira kolona za prikazivanje i sl.
Sigurnost sistema :
- Mogućnost podešavanja prava pristupa dokumentu na više nivoa (samo izlistati, čitati, mijenjati i adminstratorska prava) na nivou korisnika
- Mogućnost podešavanja prava pristupa dokumentu na više nivoa (samo izlistati, čitati, mijenjati i adminstratorska prava) na nivou odjela
- Sve datoteke nalaze se na centralnoj lokaciji (serveru sistema za upravljanje dokumentima), pristup dokumentima moguć je samo kroz aplikativne module
